Niejeden redaktor naczelny pisma dla pracowników chciałby mieć taki zespół dziennikarzy, jakim dysponuje brytyjski „The Times”, zdobywca Press Awards 2012 m.in. w kategorii zespołu redakcyjnego roku. Realia są jednak inne – magazyn wewnętrzny często powstaje nakładem pracy jednej osoby lub niewielkiego zespołu, dla których przygotowanie pisma to zaledwie procent obowiązków. W rolę dziennikarzy i redaktorów natomiast wcielają się ci, którzy z pisania nie żyją.
Kiedy Henry Ford postanowił zbudować swój słynny ośmiocylindrowy silnik V8, nie ugiął się przed głosami inżynierów: to niemożliwe. Co więcej, zlecił dalsze prace nad projektem, mimo iż pół roku później wciąż nie było żadnych rezultatów i usłyszał to samo: to niemożliwe. Sytuacja powtórzyła się po kolejnych sześciu miesiącach… W końcu jednak nastąpił przełom. Czasem wystarczy upór, by niemożliwe stało się realne.
Ja
Czas przeznaczony na napisanie artykułu do magazynu dla pracowników to dodatkowy czas spędzony w pracy. Trudno się zatem dziwić, że redaktor naczelny natrafia niekiedy na takie góry lodowe, jak: „nie potrafię pisać”, „nie mam czasu na kolejne spotkanie”, „nic nowego się u nas nie dzieje”, „po co zdjęcie, skoro wszyscy mnie znają”. Bez oręża argumentów ani rusz. Bez autorów tym bardziej. Gazeta pisana jedną ręką nie jest wiarygodna, obiektywna ani interesująca. Jak zatem zdobyć materiał do kolejnego wydania i od „liderów opinii”, i od „starej gwardii”, najlepiej jeszcze z wszystkich grup pracowniczych i lokalizacji? Być blisko – to rada, którą redaktor naczelny gazety wewnętrznej powinien sobie wziąć do serca. Czego i kogo? Problemów, wydarzeń, nowości, a przede wszystkim ludzi. Choć najczęściej 80% publikowanych informacji pochodzi z oficjalnego kanału, a zaledwie 20% stanowi smak prawdziwej reporterki, proporcje powinny być odwrócone. By tego dokonać, trzeba zacząć od aktywnego poszukiwania kompetentnych źródeł informacji i wyróżniających się osobowości, rozmawiać, słuchać, przekonywać, tworzyć sieć kontaktów.
My
W pojedynkę jest trudniej, w grupie raźniej. Gdy jednoosobowa „redakcja” przeradza się w kilkuosobowy zespół pasjonatów dziennikarstwa, zebrać materiał jest łatwiej. Punktem wyjścia są regularnie organizowane przed każdym wydaniem kolegia redakcyjne. To moment, który pozwala na zgromadzenie pomysłów, wymianę informacji, skonfrontowanie spojrzeń, wzajemną inspirację i przydział tematów poszczególnym opiekunom. Najczęściej obieranym kluczem kategoryzacyjnym przy podziale obowiązków w redakcji jest specjalizacja, ale nie brakuje także przykładów, w których każda z osób odpowiada za realizację swojego obszaru od A do Z – od zaproponowania formy przedstawienia tematu, przez znalezienie bohaterów, zebranie materiału tekstowego, zdjęciowego i graficznego, przekazanie go agencji wydawniczej i ustalenie formy artykułu, po uzyskanie akceptacji autora tekstu i korektę merytoryczną. Gdzie diabeł nie może, tam babę pośle… To nie przypadek, że zespoły ds. komunikacji w przeważającej części składają się właśnie z płci pięknej. Według Freuda kobiety nie mają zdolności kulturotwórczych ani politycznych, bo ich domeną jest życie rodzinne. O ile z tym poglądem zgodzić się nie możemy, o tyle nie dziwi fakt, że kobiety z łatwością potrafią budować więzi.
My²
Czasem nawet zaangażowany zespół redakcyjny nie wystarczy. Wówczas z pomocą przychodzą lokalni korespondenci, pracujący w poszczególnych oddziałach firmy, którzy odpowiadają za komunikację z zespołem na określonym obszarze. Mogą stanowić most między redakcją pisma a autorem wypowiedzi, np. panem Zbyszkiem, operatorem linii produkcyjnej. Mogą poprosić pana Zbyszka o zabranie głosu, zrobić mu zdjęcie w miejscu pracy, zdobyć autoryzację. Mogą także sami być autorami artykułów, którzy relacjonują wydarzenia, np. z obszaru społecznej odpowiedzialności biznesu. Jaki powinien być korespondent? Mirosław Ikonowicz z Polskiej Agencji Prasowej zgrabnie to ujął – korespondent powinien lubić ludzi i mieć ogromną ciekawość świata.
W prasie wewnętrznej najważniejsi są autorzy artykułów. Nie pozyskuje się ich dla znanego nazwiska, skrajnych opinii czy kwiecistego stylu. Sednem wydawania tego rodzaju pism jest to, aby każdy pracownik mógł powiedzieć: „to moja gazeta”.