Strefa wiedzy

Komunikacja w kapeluszu

Znacie metodę sześciu kapeluszy? To koncepcja stworzona przez Edwarda De Bono, propagatora myślenia wbrew schematom. Idea ta pozwala na twórcze i wielostronne podejście do rozwiązywania problemów. Taka postawa cechuje też specjalistów ds. komunikacji wewnętrznej. To dlatego postanowiliśmy sprawdzić, jakie kapelusze zakładają oni w ciągu swojego dnia pracy.

Specjalista ds. komunikacji to osoba, która jest jednocześnie mentorem, liderem i graczem zespołowym. Gdybyśmy przenieśli ją na boisko piłkarskie, łączyłaby role trenera, kapitana i piłkarza. Odpowiada m.in. za: budowanie strategii komunikacji wewnętrznej i wsparcie kadry nią zarządzającej, rozwój nowych narzędzi i kanałów komunikacji oraz opiekę nad tymi już istniejącymi, przygotowywanie tekstów, wywiadów i komunikatów, wsparcie zespołu redakcyjnego, organizację spotkań i wydarzeń, monitoring rynku, a także nawiązywanie oraz podtrzymywanie relacji z pracownikami. Każdego dnia zakłada zatem różne kapelusze. Jakie? Sprawdziliśmy, wcielając się w jego rolę.

Na dzień dobry

Kiedy przekraczam próg firmy, słyszę już dźwięk mojego telefonu. To Marysia z fabryki – mamy dziś uzgodnić przebieg spotkania z pracownikami z okazji uruchomienia programu badań profilaktycznych. Zaczynamy ustalać, jakie narzędzia komunikacji sprawdzą się najlepiej w tym przypadku. Gdy rozmawiamy, docieram do biurka, otwieram skrzynkę mailową i patrzę na spływające jedna po drugiej wiadomości. Większość to sprawy niecierpiące zwłoki, ale wybieram tylko te piekielnie ważne. Pozostałymi zajmę się w tak zwanym międzyczasie. Za chwilę muszę zadzwonić też do redaktorów firmowej gazety z poszczególnych lokalizacji z przypomnieniem o terminach i skontrolować, czy newsy przewidziane na dziś są już w firmowym intranecie.

Kapelusz niebieski (organizacja)

Organizacja to słowo klucz w mojej pracy. Punktualnie o godz. 9:00 jestem już w sali konferencyjnej, gdzie wraz z zespołem HR planujemy zbliżającą się kampanię rekrutacyjną. Odpowiadam za część kampanii, a dokładniej program poleceń pracowniczych. W czasie spotkania trzymam się założonego planu. Poza dograniem szczegółów organizacyjnych omawiamy potrzebne narzędzia: plakaty informacyjne, ulotki, tablice z agendą, identyfikatory, roll-upy i ścianki wystawiennicze. Analizuję wszystkie pomysły i notuję koncepcje, aby przekazać jak najwięcej szczegółów agencji, która będzie przygotować te materiały. W naszym wewnętrznym systemie sprawdzam, czy pracownicy wybrani jako ambasadorzy kampanii podpisali stosowne zgody na wykorzystanie wizerunku. Niech żyje cyfryzacja!

Kapelusz biały (obiektywizm)

Wprawdzie komunikacja to coś, co z natury kojarzy nam się z relacjami międzyludzkimi, ale i tu w grę wchodzą fakty i liczby. Po spotkaniu z zespołem siadam znów przy komputerze. Przygotowanie i realizacja celów oraz planów działań w zakresie komunikacji wewnętrznej i budowania wizerunku pracodawcy to część moich obowiązków. Moim zadaniem jest zaplanowanie sprawnej komunikacji między wszystkimi pracownikami. W którym miejscu aktualnie jesteśmy? Co udało się osiągnąć, a co musimy jeszcze poprawić? Jakie narzędzia się sprawdzają? Bez konkretnych informacji, statystyk i analiz ani rusz! Zbieram wszystkie dokumenty, by były gotowe na jutrzejsze spotkanie z zarządem.

Kapelusz czarny (pesymizm)

A co, jeśli nie wyjdzie? Jesteśmy właśnie w trakcie Badania Opinii Pracowników. Zrobiliśmy wcześniej dużą kampanię komunikacyjną, podkreślając, że każdy głos ma znaczenie! Już wtedy jednak wzięłam pod uwagę wariant B, czyli plan działań, na wypadek gdyby pracownicy niezbyt chętnie włączyli się w badanie. Aby wyniki były miarodajne, potrzebujemy wysokiej frekwencji. Takie logiczno-asekuracyjne podejście jest dobre. Mam w zanadrzu kilka dodatkowych projektów plakatów, banerów do intranetu i mailingu. Uzgadniam z zespołem ds. komunikacji, kiedy je wypuszczamy. Dodatkowo postanawiamy zorganizować dzień Badania Opinii Pracowników we wszystkich lokalizacjach – drobne gadżety z przyciągającymi uwagę hasłami to dobra zachęta. 😉

Kapelusz czerwony (emocje)

Pora lunchu to też czas zakulisowych rozmów. Zachęcam spotkane osoby do wzięcia udziału w konkursie i rozwiązania krzyżówki z aktualnego wydania pracowniczej gazety oraz podpytuję na przyszłość, jakie nagrody byłyby dla nich interesujące. Renata daje mi kontakt do Kariny z Działu Badań i Rozwoju, która zgodziła się opowiedzieć o swojej pasji. Zapowiada się ciekawy materiał! Karina lata na paralotniach, jak i sama je fotografuje. Od razu dzwonię do niej, by umówić się na wywiad i poprosić o podesłanie zdjęć. Na koniec lunchu przygotowuję sobie drugą kawę i jeszcze parę minut spędzam na luźnych rozmowach. Właśnie w takich chwilach często rodzą się pomysły na nowe tematy, np. do magazynu wewnętrznego.

Kapelusz żółty (optymizm)

Naładowana pozytywną energią i zmotywowana do dalszych działań wracam do biurka. Z takim zespołem można góry przenosić – myślę. Przypomnienie w telefonie uświadamia mi, że za 5 minut mam telekonferencję z Działem Marketingu. Dziewczyny chcą uzgodnić strategię komunikacji naszego nowego produktu wśród pracowników. Mam już sporo pomysłów na promowanie go wewnętrznie. Ważne, by pokazać zespoły, które nad nim pracowały, od laboratorium przez produkcję i marketing po sprzedaż. Wspólnie z zespołem ustalamy narzędzia i kanały, które będziemy wykorzystywać. Czuję się trochę jak lokomotywa, która ciągnie wszystkie wagony. Wiem jednak, że zmierzamy w dobrym kierunku.

Kapelusz zielony (możliwości)

Zaglądam na Yammera. Niewiele się dzieje. Od jakiegoś czasu widzę, że potencjał tego narzędzia został już wykorzystany. Otwieram wcześniej przygotowywane statystki, porównuję je i już wiem, że kolejnego dnia muszę przeprowadzić spotkanie z zespołem. Nie będzie łatwo przekonać niezdecydowanych, dlatego planuję pokazać możliwości, jakie niesie ze sobą zmiana! Mam kilka propozycji, ale bez burzy mózgów się nie obejdzie. Jeszcze intranet… Otwieram stronę. Świetnie sprawdza się pomysł z zakładką, w której zebraliśmy wszystkie dokumenty, regulaminy i oświadczenia pracownicze. Słyszę dźwięk telefonu. To SMS od Wojtka, z którym rozmawiałam w czasie lunchu – ma pomysł na ciekawy temat do gazety. Zamykam komputer i ruszam po więcej. 😉

To jest Karolina.
Od 9 lat pełni stanowisko operatora linii produkcyjnej,
na zmianie będąc jedyną kobietą "w męskim świecie".
Koledzy z pracy starają się przy niej pokazać z jak najlepszej strony.
Za to Tadeusz,
ślusarz z 45-letnim stażem
w tej samej firmie
,
nie wyobraża sobie życia
bez wędkarstwa.
Oto Magda.
Magda jest
sprzedawcą w sklepie.
Dzięki samodzielnie wykonanej reanimacji,
uratowała życie swojemu tacie.
A to Robert.
Zawodowo: kierownik ds. importu,
prywatnie: od 17 lat sokolnik.
O drapieżnikach wie wszystko,
choć czasem zdarzy mu się zgubić ptaka.
Czy tak
naprawdę wiesz,
kto pracuje w Twojej firmie?
Fabryka Fraz
Niezwykłe
historie
pozornie
zwykłych ludzi.